Segretariato Generale

Sezione Segretariato Generale 

Ufficio supporto agli organi istituzionali e contratti

• Coordinamento e gestione dei servizi amministrativi di segreteria per gli organi comunali (Sindaco, Consiglio Comunale, Giunta e Presidente del Consiglio);
• Esercizio dell’attività di controllo preventivo su tutti gli atti deliberativi di Giunta e Consiglio, ivi compresa l’attività di segreteria di assistenza e collaborazione operativa al Segretario Generale per lo svolgimento delle sue attribuzioni di collaborazione, assistenza giuridico - amministrativa agli organi elettivi del Comune e di partecipazione agli organi collegiali dell'Ente, con particolare riferimento a:
  - predisposizione dell’ordine del giorno e delle convocazioni delle sedute di Giunta e Consiglio Comunale nonché presenza nelle sedute medesime ai fini delle relative verbalizzazioni;
  - predisposizione delle convocazioni commissioni consiliari, invio dell’Ordine del Giorno delle medesime, coordinamento delle partecipazioni di Servizi dell’Ente alle commissioni consiliari;
  - svolgimento operazioni finalizzate alla pubblicazione degli atti adottati ed attività consequenziali connesse agli stessi;
  - gestione degli eventuali emendamenti approvati durante la seduta del Consiglio e gestione smistamento delle interpellanze, interrogazioni e mozioni;
  - assistenza al Presidente del Consiglio per lo svolgimento delle funzioni assegnate e supporto all’attività di verbalizzazione delle sedute dei Capigruppo.
• Redazione e stipulazione di contratti tipici/atipici nonché di quelli relativi agli appalti, alle locazioni, alle concessioni, alle convenzioni a vario contenuto, con svolgimento dei relativi adempimenti amministrativi e tributari;
• Verifica della completezza e della legittimità degli atti a supporto e propedeutici rispetto alla redazione dell’atto pubblico;
• Tenuta del repertorio dei contratti, in forma pubblica amministrativa e del repertorio delle scritture private autenticate e non, vidimazione quadrimestrale nonché tenuta ed aggiornamento dell’archivio informatico;
• Predisposizione tecnico – giuridica dei rogiti, assistenza ai rogiti, attività di liquidazione, di riscossione dei diritti e delle imposte, di registrazione atti;
• Attività di supporto amministrativo agli altri uffici dell’Ente in materia di redazione degli schemi contrattuali (erogazione formulario elettronico schemi-tipo dei contratti).

Ufficio Controlli Interni

• Organizzazione del sistema dei controlli interni di cui all’art. 147 del D. Lgs. n. 267/2000 ss.mm., in collaborazione con i dirigenti responsabili delle strutture dell’Ente e secondo il vigente Regolamento Comunale;
• Direzione del controllo di regolarità amministrativa e contabile di cui all’art. 147 bis, commi 2 e 3, del D. Lgs. n. 267/2000 ss.mm.:
  
  - Monitoraggio e verifica della correttezza delle procedure e degli atti adottati;
  - Indirizzo dell’attività amministrativa verso percorsi semplificati;

  - Rilevazione della legittimità dei provvedimenti e gli eventuali scostamenti rispetto alle norme.
• Direzione del controllo di gestione ai sensi degli artt. 147, 196, 197, 198, 198 bis del D. Lgs. n. 267/2000 ss.mm.ii.:
  
  - Definizione e formalizzazione degli obiettivi operativi dell’ente, con fissazione di indicatori e di standard di riferimento, definizione dei tempi/scadenze e delle responsabilità;
  - Rilevazione dei risultati effettivamente conseguiti, con verifica dell’efficienza, dell’efficacia, dell’economicità nonché dell’adeguatezza e della qualità dei servizi resi;
  - Inoltro al Nucleo di Valutazione/O.I.V. degli obiettivi fissati e dei report risultati raggiunti dai dirigenti e dai responsabili dei servizi;
  - Inoltro report annuale al Sindaco, alla Giunta ed all’organo di revisione sui risultati del controllo di gestione riferito all’intero esercizio precedente;
  - Supporto informativo all’organo esecutivo ed ai dirigenti/responsabili dei servizi, laddove richiesto;
  - Analisi e monitoraggio dell’andamento gestionale, in collaborazione con i Servizi Finanziari per quanto attiene agli aspetti economici e finanziari e con il Servizio Risorse Umane per quanto riguarda le integrazioni con i sistemi di valutazione, così come disposto dal vigente Regolamento sull’ordinamento generale degli uffici e dei servizi;
• Direzione del controllo strategico:
  - Supporto all’attuazione degli indirizzi stabiliti dagli organi di Governo del Comune, secondo le direttive impartite dal Sindaco;
  - Supporto alla gestione dell’Ente, alla direzione complessiva, al coordinamento dell’intera struttura amministrativa e verifica della qualità generale dei servizi erogati;
  - Controllo, nel corso dell’attuazione dei programmi, al fine di una verifica del grado di raggiungimento degli obiettivi preventivamente stabiliti e di orientare l’attività futura anche con rimozione delle eventuali disfunzioni per garantire l’ottenimenti degli obiettivi fissati;
  - Presentazione di report periodici, con proposta di iniziative per la risoluzione di eventuali criticità rilevate;
• Direzione del controllo di qualità dei servizi:
  - Svolgimento dei controlli interni di efficienza e di qualità (intesa come efficacia dell’azione amministrativa), poste in essere dai singoli Servizi per il perseguimento del livello ottimale delle prestazioni;
  - Valutazione della qualità dei servizi erogati e del grado di soddisfazione della domanda espressa e degli aspetti socio-economici.
• Funzione di supporto al Nucleo di valutazione/O.I.V.;
• Rendicontazione periodica alla Corte dei Conti in merito alla regolarità della gestione e sull’efficacia e adeguatezza del sistema dei controlli interni, nonché in tutti quei casi previsti dalla normativa;

Ufficio Procedimenti Disciplinari

• Attività relativa allo svolgimento dei procedimenti disciplinari secondo il vigente Regolamento sull’ordinamento generale degli uffici e dei servizi del Comune di Civitavecchia a supporto dell’UPD;
• Trasmissione di tutti gli atti del procedimento disciplinare (contestazioni addebiti, controdeduzioni del dipendente, verbale istruttoria, comminazione sanzione, archiviazione), al Servizio Risorse Umane per l’inserimento nel fascicolo del dipendente interessato.

Ufficio Redazione Sito e trasparenza

• Attività di predisposizione della sezione relativa alla trasparenza del PTP.CT e relativi aggiornamenti;
• Attività di propulsione, controllo e gestione dei servizi on line e del sito istituzionale del Comune di Civitavecchia;
• Redazione Sito e comunicazione istituzionale.

Sezione Servizi Demografici

Ufficio Elettorale

• Gestione, aggiornamento e modifica delle sezioni elettorali;
• Gestione ed aggiornamento dello schedario elettorale e liste sezionali e generali;
• Rilascio certificati elettorali;
• Gestione delle attività connesse allo svolgimento delle consultazioni elettorali e referendarie di tutti i comuni del circondario (Allumiere, Tolfa, Cerveteri, Ladispoli, Fiumicino, Santa Marinella e Civitavecchia);
• Gestione ed aggiornamento dell’albo degli scrutatori e presidenti di seggio, con invio alla prefettura e alla corte d’appello;
• Gestione ed aggiornamento dello schedario dei giudici popolari, con invio degli elenchi al tribunale ed altri adempimenti connessi;
• Gestione revisione elettorali degli Istituti di Cura;
• Elaborazione delle statistiche elettorali;
• Assistenza al presidente della commissione elettorale circondariale, redazione verbali delle sedute con relativa trasmissione di copia ai comuni del circondario (Allumiere, Tolfa, Cerveteri, Ladispoli, Fiumicino, Santa Marinella e Civitavecchia).

Ufficio Stato civile, anagrafe e statistica

• Gestione ed aggiornamento dei registri di stato civile (nascita, morte, matrimonio, pubblicazioni di matrimonio, cittadinanza, iscrizioni e trascrizioni);
• Gestione istruttoria delle pratiche di matrimonio, dalla pubblicazione alla celebrazione;
• Attività di trascrizione di divorzi, separazione beni, etc.;
• Gestione istruttoria pratiche relative alla concessione della cittadinanza italiana, con effettuazione del giuramento di rito;
• Gestione denunce di nascita e di morte;
• Gestione delle pratiche di adozione, affiliazione, disconoscimento, tutela;
• Gestione dei rapporti con tribunale, procura della repubblica, pretura, prefettura, ministero dell’interno, corte d’appello, consolati etc.;
• Cura degli adempimenti relativi alle denunce di morte e in regime di reperibilità le pratiche inerenti i permessi di seppellimento, cremazione, traslazione, etc.;
• Formazione annuale delle liste di leva;
• Cancellazione dalle liste di leva le persone non iscrivibili (es. cittadini stranieri);
• Tenuta dei ruoli matricolari;
• Gestione ed aggiornamento del registro della popolazione residente;
• Cura dello schedario AIRE, con rilascio delle connesse certificazioni;
• Aggiornamento e variazioni degli elenchi AIRE tramite invio con il sistema ANAG AIRE;
• Rilascio certificazioni e attestazioni in materia demografica;
• Autentica delle fotografie;
• Rilascio certificazioni di stato civile;
• Gestione richieste di certificazioni anagrafiche, pervenute a mezzo posta da parte di utenti, enti pubblici e privati;
• Evasione delle pratiche di immigrazione, emigrazione, cambi di via e scissioni, aggiornamento delle convivenze, cancellazioni per irreperibilità, rilascio attestato di regolarità ai comunitari, verifica della dimora abituale agli stranieri, iscrizioni dei detenuti ed effettuazioni delle statistiche mensili;
• Rilascio delle carte d’identità sia cartacee che elettroniche e disbrigo pratiche per il rilascio di carte d'identità, cartacee, a soggetti non residenti;
• Trasmissione variazioni anagrafiche alla ASL, al SIATEL e alla motorizzazione, tramite l’INA SAIA;
• Rilevazione semestrale sulla vigilanza anagrafica tramite sistema CNSD;
• Modifica ed allineamento dei codici fiscali tramite sistema SIATEL;
• Gestione ed organizzazione delle rilevazioni statistiche richieste all’ISTAT;
• Gestione e svolgimento delle operazioni periodiche censuarie.

Sezione Affari legali - Gare

Ufficio Affari Legali e Stragiudiziale

• Apertura quotidiana dei fascicoli del contenzioso (nuove cause) e gestione dei fascicoli già esistenti, attività che comportano: 
  - Registrazione dei dati sul ruolo, sulla rubrica cartacea e in formato elettronico; 
  - Istruttoria della pratica, con richiesta degli atti e delle relazioni agli uffici preposti e compimento delle procedure necessarie alla difesa dell’Ente; 
  - Preparazione del fascicolo per la costituzione in giudizio; 
  - Lavorazione della sentenza; 
  - Archiviazione; 
  - Preparazione quotidiana delle udienze con l’aggiornamento delle agende e del ruolo elettronico relativamente alle cause vecchie e nuove; 
  - Rapporti diretti con l’Assicurazione dell’Ente per quanto concerne gli atti di citazione per il risarcimento danni, fino alla costituzione dell’Avvocato incaricato dall’Assicurazione con apposito atto di determinazione; 
  - Protocollazione in entrata e in uscita, fotocopie, scansioni, sistemazione atti e fascicoli; 
  - Evasione delle richieste effettuate a vario titolo dagli utenti e dagli altri uffici dell’Ente; 
  - Apertura fascicoli Pareri e Atti Generali; 
  - Attività per la riscossione delle somme dovute all’Ente a vario titolo a seguito di sentenze; 
  - Gestione delle cassettiere contenenti i fascicoli attivi; 
  - Gestione dell’archivio generale dell’Ufficio Avvocatura; 
  - Predisposizione e gestione del ruolo coattivo; 
  - Ricezione delle richieste di risarcimento danni da parte di terzi, con apertura fascicolo e invio al broker assicurativo che provvede ad aprire il sinistro inviando la documentazione alla Compagnia Assicurativa, preposta all’eventuale liquidazione del risarcimento;
  - Gestione PEG (verifica capitoli/ variazioni di esigibilità/riepilogo residui);
  - Trasmissione sentenza e quantificazione di somme alla Polizia Locale per il pagamento delle spese legali relative al Giudice di Pace;
  - Ricezione del rapporto ex art. 17 della legge 689/81 relativo ai verbali di accertamento con sanzione amministrativa elevati su tutto il territorio comunale, da parte degli enti accertatori, con richiesta di emissione dell’Ordinanza di ingiunzione, non risultando oblati, ai sensi degli artt. 16 e 17 della legge 689/81;
  - Ricezione scritti difensivi, audizione dei soggetti interessati, emissione ordinanza di pagamento/archiviazione, tutti gli adempimenti previsti da parte dell’autorità competente, ai sensi degli artt. 17, 18, 19, 20 e 21 della legge 689/81, come disciplinati dal Regolamento approvato con Deliberazione di Consiglio Comunale n. 110 del 14/12/2015;
  - Predisposizione ruolo coattivo per quei contravventori che non hanno effettuato il pagamento della sanzione richiesta con l’atto ingiuntivo, tramite creazione liste di carico da trasmettere al concessionario ABACO S.p.a.;
• - Trasmissione alla Regione Lazio dei provvedimenti ingiuntivi inerenti alle sanzioni amministrative di competenza regionale e della relazione riepilogativa, riscossione in misura integrale dei relativi proventi e riversamento annuale alla Regione della quota spettante, ai sensi della L.R. n. 30 del 05/07/1994;
  - Atti per liquidazione dei Consulenti Tecnici d'Ufficio;
  - Atti per pagamento di Contributi Unificati;
  - Atti per pagamento registrazione sentenze;
  - Atti per pagamento spese di giudizio (Debiti fuori bilancio);
  - Atti per recupero quota parte pagamenti effettuati;
  - Rapporti con avvocati esterni e consulenti;
  - Atti di conferimento di incarichi ad avvocati esterni e supporto agli stessi per ladocumentazione;
  - Liquidazione parcelle avvocati esterni;
  - Elenco annuale avvocati esterni (Avviso Pubblico, verifica delle istanze, pubblicazione elenchi);
  - Supporto all’Avvocatura comunale nella comunicazione della quantificazione delle spese di condanna che comportano debiti fuori bilancio.

Ufficio Gare

• - Gestione delle procedure ad evidenza pubblica nei limiti dei livelli di qualificazione acquisiti per contratti di lavori di importo superiore a € 500 mila e di servizi e forniture d’importo superiore alle soglie previste per gli affidamenti diretti, ad esclusione degli ordini effettuati in autonomia e direttamente dai singoli Uffici comunali o dall’Economato attraverso strumenti di acquisto messi a disposizione dalle centrali di committenza qualificate e dai soggetti aggregatori, nonché ad esclusione dei casi di utilizzo autonomo da parte dei singoli Uffici comunali degli strumenti telematici di negoziazione messi a disposizione dalle centrali di committenza qualificate nei limiti di importo di cui alla soglia comunitaria per lavori servizi e forniture, (quali ad es.: convenzioni consip e accordi quadro, prodotti me.pa., piattaforma stella), nonché ad eccezione dei lavori di manutenzione ordinaria fino ad 1 milione di euro;
  - Relativamente alle procedure sopra la suddetta soglia, procede alla nomina del Responsabile della fase di affidamento e del gruppo di supporto allo stesso, alla ricezione della documentazione progettuale e quella di gara redatte dai rispettivi Uffici competenti, all’elaborazione/pubblicazione del bando e del disciplinare di gara, alla gestione della gara fino alla conclusione delle relative operazioni di seggio, sottoponendo la proposta di aggiudicazione al servizio interessato, che proseguirà la fase successiva;
  - Acquisizione di lavori, servizi e forniture di importo superiore alla qualificazione acquisita, avvalendosi di una centrale di committenza qualificata;
  - Attività di committenza ausiliaria;
  - Utilizzo autonomo degli strumenti telematici di negoziazione messi a disposizione secondo la normativa vigente dalle centrali di committenza qualificate;
  - Effettuazione di ordini su strumenti di acquisto messi a disposizione dalle centrali di committenza per importi superiori ai livelli di qualificazione posseduti, con preliminare preferenza per il territorio regionale di riferimento.